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Comment gérer la caisse enregistreuse de votre restaurant ?

Pour que votre restaurant fonctionne correctement, il est indispensable d’avoir des employés bien formés sur le système de caisse que vous utilisez. Cela vous permettra de traverser des périodes de rush en toute fluidité.

Comment initier vos employés à votre caisse enregistreuse ? Assurer une prise en main fluide pour vous nouveaux équipiers ? Faire la transition lors d’un changement de logiciel de caisse ?

Découvrez nos conseils dans cet article !

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Pour que votre restaurant fonctionne correctement, il est indispensable d’avoir des employés bien formés sur le système de caisse que vous utilisez. Cela vous permettra de traverser des périodes de rush en toute fluidité.

Comment initier vos employés à votre caisse enregistreuse ? Assurer une prise en main fluide pour vous nouveaux équipiers ? Faire la transition lors d’un changement de logiciel de caisse ?

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Comment former vos employés sur la caisse enregistreuse ?

1. Examinez votre système de caisse enregistreuse

La première étape consiste à prendre connaissance du logiciel de caisse que vous utilisez. Deux cas peuvent survenir, l’achat ou le changement de caisse :

Vous achetez votre première caisse

C’est la découverte ! Former-vous avant de transmettre vos connaissances. Vous devrez connaître le logiciel utilisé sur le bout des doigts pour répondre aux questions de vos équipiers.

Tournez vous plutôt vers un outil complet et le plus intuitif possible, puisque vous allez devoir vous en servir quotidiennement. Par exemple, la caisse SumUp est connue pour sa facilité de prise en main.

Vous changez de caisse

De nombreuses raisons peuvent vous pousser à changer de caisse enregistreuse. 

Vous êtes peut-être déçu de ce que vous avez reçu, souhaitez digitaliser votre restaurant, avez besoin d’un logiciel certifié NF 525, ou de nouvelles intégrations (fidélisation, livraison, click and collect...). 

Renseignez-vous sur les nouveaux logiciels qui existent pour trouver celui le plus adapté à votre activité. Cependant, votre équipe a été habituée depuis des mois voire des années au même logiciel de caisse. Il leur faudra un petit temps d’adaptation pour avoir la même efficacité sur la nouvelle caisse.

Lors du changement, assurez-vous que les données de l’ancienne caisse aient bien été transférées sur la nouvelle.

2. Utilisez le “mode école”

Vos salariés et extras auront besoin de pratiquer avec l’outil pour s’y familiariser. Il faudra donc quelques heures de formations, d’erreurs avant de passer aux vraies transactions. 

L’avantage d’effectuer la formation en mode école est que les tests effectués n’auront pas d’impact sur vos chiffres ou vos rapports de données.

3. Passez-vous des détails

Avec un logiciel de caisse complet, on peut très vite avoir envie de présenter toutes les fonctionnalités (de la livraison, comptabilité, fidélisation). Mais aux yeux de vos employés, il n’y aura que la partie encaissement qui aura de la valeur. 

Concentrez-vous donc sur les éléments suivants :

  • Encaissement d’une commande

  • Division d’addition (quel que soit le mode de paiement)

  • Création de formules

  • Ajout ou suppression d’ingrédients

  • Création d’un ticket

4. Conservez un enregistrement de la démonstration

Pour gagner du temps et ne pas avoir à individualiser les formations, demandez à votre prestataire de vous fournir des supports (Webinar ou PDF) regroupant les principaux raccourcis et réflexes à connaître pour maîtriser la caisse. 

Mais ne vous contentez pas d’un tutoriel vidéo, une partie de la formation devra se dérouler en personne. Dédiez un employé déjà autonome sur le système de caisse pour former les nouveaux arrivants.

5. Anticipez les bugs (et luttez contre les écarts de caisse)

Que faire en cas de problème ?

De nombreuses problématiques peuvent survenir lors d’un service au restaurant. Former vos équipiers sur le comportement à adopter en cas de bugs de la caisse, changement de plat, ou suppression d’une commande. Vos employés auront-ils accès aux options de modification, faudra-t-il passer par un manager ?

Comment éviter les écarts ou les fraudes ?

Vérifiez tout ce qui rentre et sort de votre caisse avec un feutre détecteur de faux billets.

Déterminez également un seuil de tolérance pour les écarts de caisse. Il peut arriver de se tromper en rendant la monnaie, de faire tomber des pièces, mais au-delà d’un certain seuil journalier il y a de quoi s’inquiéter.

Ça y est, vous pouvez lancez les premières transactions ! Vous pouvez dors et déjà analyser la performance de vos employés, et par exemple, lancer des challenges pour tester leur rapidité sur la caisse. 

Pensez également à demander leur feedback. Étant sur le terrain, ils ont plus de légitimité à vous dire ce qui fonctionne et quels raccourcis devraient être mis en place.

Une fois que vos employés auront gagné 100% d’autonomie sur la caisse enregistreuse, vous pourrez passer à l’étape supérieure, comme les bornes de commande.

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Liza Giraud